Workflow-Management

“Einen für alle, alle für einen?”

Neben den bereits seit etwa 2 Jahrzehnten bekannten Content Management Systemen (kurz CMS) erfordern digitale Plattformen zunehmend mehr Funktionalität und noch bessere Integrationsmöglichkeiten. Die Ära von Digital Experience Plattformen (DXP) hat begonnen. Während ein klassisches CMS nach wie vor in erster Linie für die Aufbereitung und Bereitstellung von Content verantwortlich ist – bekanntermaßen dem Herzstück digitaler Erlebnisse – kümmert sich eine DXP-Lösung darüber hinaus um die automatisierte und personalisierte Bereitstellung von Content auf allen Kanälen, also Websites, Shops, Portalen, Apps und IoT-Geräten. Neben zahlreichen anderen Überschneidungen eint beide Systeme das Thema Workflow-Management; und das insbesondere dann, wenn die Komplexität in Redaktion und Freigabe-Abläufen zunimmt. Es lohnt sich daher, bei der Systemwahl gezielt auf Konfigurierbarkeit und Granularität im Hinblick auf Berechtigungen und Workflows zu achten.  

Unterschiedliche Typen von Workflows

Der Lebenszyklus eines Inhaltes („Content Life Cycle“) beschreibt den Kern des Arbeitsablaufs und somit den Workflow, der abgebildet werden muss.  

Es gibt unterschiedliche Arten von Workflows, begonnen bei manuellen Abläufen, bei denen die Nutzer selbst und eigenverantwortlich über Freigaben und Publizierungen entscheiden können. Als statische Workflows bezeichnet man fest im System implementierte Freigabe-Szenarien (z.B. 4- oder 6-Augen-Prinzip). Der maßgeschneiderte Ansatz besteht darin, ein vollwertiges Workflow Management System in die DXP zu integrieren und somit individuelle Workflows zu ermöglichen. Nur dann können Modellierung, Implementierung und Überwachung komplexer Arbeitsabläufe individuell vorgenommen und auf die Bedürfnisse des jeweiligen Unternehmens angepasst werden. Man denke dabei nur z.B. an Revisionssicherheit zur Nachweisbarkeit von ausgespielten Inhalten zu bestimmten Zeitpunkten und an weitere regulatorische Regeln. 

Workflows festlegen

In der ersten Phase des Workflow Managements werden die konkreten Arbeitsabläufe untersucht und identifiziert. So tragen beispielsweise folgende Kriterien dazu bei, die Definition eines Workflows (= Workflow Type Definition) zu bestimmen: 

• die Reihenfolge der einzelnen Aktivitäten (Anlegen, Bearbeiten, Archivieren, Löschen)
• die dazugehörige Rollenzuordnung: also wer darf was unter welchen Bedingungen? 
• die Zeitplanung und -Kalkulation der einzelnen Schritte 
• die Festlegungen zur Behandlung von Zeitüberschreitungen 
• Vor- und Nachbedingungen für Zustandsänderungen 

Die daraus resultierenden Arbeitsschritte dienen dann zur Extraktion der benötigten Rollen. Diese Rollen beschreiben, welche unterschiedlichen Aufgaben von welchen Personenkreisen bearbeitet, kontrolliert, angereichert, freigegeben oder archiviert werden dürfen. 

Ein Beispiel-Szenario

Um einen Blick auf einen etwas umfangreicheren Redaktionskreis und dessen Herausforderungen zu werfen, hier ein exemplarisches Szenario:  

Ein Fintech-Unternehmen hat eine große dezentrale und internationale Redaktion. Redakteure kommen dabei aus unterschiedlichen Organisationsbereichen (Marketing, Event, Personal, Produktmanagement), mit verschiedenen Qualifikationen, Berechtigungen und Aufgaben. Für alle muss das System zum einen einfach bedienbar und zum anderen unterschiedlich restriktiv sein. 

Frederik ist Gruppenleiter der Redaktion. Er muss die Arbeiten seines Teams überwachen und unterstützen sowie dabei selbst viel im System arbeiten. Er plant vor allem die Ausspielung der Artikel an die Zielgruppen und stimmt die Publizierung mit anderen Marketing-Aktivitäten ab. Er gehört der Gruppe „Gruppenleiter“ an. 

Daniela ist Chefredakteurin und betreut das System täglich. Sie muss alle Funktionen zur Verfügung haben, um selbst effizient arbeiten zu können. Sie benötigt dabei auch Zugriff auf alle Formen von Inhalten (Text, Bilder, Downloads, Bewegtbild, etc.), um die Arbeiten der unterschiedlichen Redakteure zu unterstützen und deren Qualität zu sichern. Sie gehört der Gruppe „Chefredakteure“ an. 

Susanne ist Team-Mitglied von Frederik und hauptsächlich mit der Recherche und der Erstellung von Artikeln und Beiträgen im System beschäftigt. Sie muss schnell neue Artikel erfassen und mit allen Assets ausstatten können, benötigt jedoch auch immer wieder Feedback aus den entsprechenden Fachabteilungen. Susanne gehört der Gruppe „Redakteure“ an. 

Ellen arbeitet in einer externen Agentur für Frederiks Organisation und wird mit ihrem Team je nach Bedarf mit der Erstellung zusätzlicher Inhalte, Grafiken etc. beauftragt. Sie soll diese direkt in das System einspielen. Ellen und Ihre Kolleginnen und Kollegen gehören der Gruppe „Agentur“ an. 

Viktor ist der Geschäftsführer von Frederiks Organisation und muss ab und an involviert werden, wenn ein besonders sensibler Inhalt publiziert werden soll. Er arbeitet selbst nicht im System, bekommt jedoch ab und an Artikel zur Freigabe vorgelegt. Viktor gehört der Gruppe „Entscheider“ an. 

Gemeinsam produzieren so Dutzende Redakteure mit unterschiedlichen Aufgaben permanent neue Inhalte für das System. Das System spielt diese entsprechend den den Inhalten hinterlegten Targeting-Parametern personalisiert an die einzelnen User aus. 

Fazit: Prozesse in strukturierter Weise modellieren und zuverlässig umsetzen

Je komplexer und vielschichtiger digitale Prozesse werden, desto wichtiger ist es, dass die technische Grundlage solide ist. Die Aufgaben von modernen Digital Experience Plattformen sind vielschichtig: Website (in internationalen Märkten in der Regel auch deutlich mehr als eine einzige) mit Sprachversionen, Intra- oder Extranet, Landingpages, native Apps, E-Commerce-Anwendungen, Konfiguratoren, Smart TV-Anwendungen, Inhaltslieferung für IoT-Anwendungen und vieles mehr. Dazu kommen Schnittstellen-Themen zu PIM, CRM oder ERP, sowie Personalisierung und Automation.  

Damit in der Fülle der Aufgaben und Herausforderungen immer hochqualitative Inhalte termingerecht und autorisiert online gehen, ist es wichtig, diese Prozesse strukturiert zu modellieren und zuverlässig zu implementieren. Niemand weiß konkret, was die Zukunft bringt, doch eins scheint sicher: Die Herausforderungen an digitale Anwendungen und Inhalte werden wohl auch zukünftig schneller, vielfältiger und komplexer. Und nur mit den richtigen Werkzeugen ist man diesen Aufgaben auch dann noch gewachsen. 

Gemeinsam mit der COMECO GmbH & Co KG hat rocket-media in den vergangenen Monaten die Lifestyle Banking Plattform „TEO“ realisiert. eZ Platform liefert dabei personalisierten Content headless an unterschiedliche Frontends wie Smartphone Apps oder das WebPortal www.goteo.de. Die Qualität und Sicherheit der redaktionellen Workflows war und ist für COMECO von zentraler Bedeutung und eZ Platform von Ibexa überzeugte gerade in diesem Punkt mit einem hoch individualisierbaren Rollen- und Rechtemodell. 

Wenn Sie die Möglichkeiten und Funktionen von eZ Platform für Ihr Unternehmen kennenlernen möchten, zögern Sie nicht und vereinbaren einen persönlichen Beratungs- und Demo-Termin mit uns. Wir freuen uns auf Ihre Kontaktaufnahme.