Las universidades van más allá de las soluciones CMS y se gradúan con las DXP

La siguiente situación es una instantánea de la disfunción digital que aún caracteriza a las instituciones académicas. En respuesta a la demanda de los estudiantes de una mayor y mejor experiencia y compromiso digital, una universidad de Londres aumentó su enseñanza online, pero lo hizo a través de Microsoft Teams, Zoom y Blackboard Learn indiscriminadamente, incluso en los mismos cursos. Ocasionalmente, los profesores cambiaban de Zoom a Teams o viceversa a la mitad de un semestre por razones que nunca se aclararon a los estudiantes. Las lecciones se grabaron pero terminaron en diferentes bases de datos "compartidas" que eran poco accesibles lo que hacía que se acabaran desperdiciando gran cantidad de recursos. Hubo (y todavía hay) una confusión considerable en torno a los profesores que usan cuentas personales de Zoom o Microsoft Teams, lo que entra en conflicto con la seguridad y el cumplimiento de los datos.

Si bien algunos académicos tienen más confianza con las nuevas tecnologías que otros, la experiencia inconexa en la institución de Londres no es atípica y es el resultado de un malestar digital más amplio que las universidades (junto con numerosas empresas de diversas industrias) han luchado por resolver durante muchos años.

Enseñar correctamente online es parte de la transformación digital, pero solo una pequeña parte, al igual que el comercio electrónico es mucho más que poner su catálogo de productos o gama de servicios en un sitio web.

Los estudiantes y el personal docente tienen la expectativa natural de una experiencia digital fluida y conectada de su universidad porque esto es lo que ya están obteniendo como consumidores de otros bienes y servicios tales como los del sector financiero. Las instituciones que no brindan tal experiencia corren el riesgo de volverse irrelevantes mientras atraen a menos estudiantes e investigadores de vanguardia.

En este artículo, exploramos brevemente los desafíos que enfrentan las universidades en la construcción de una infraestructura digital resonante, eficiente y preparada para el futuro que no podría haberse logrado a través de un Sistema de gestión de contenido (CMS) básico. Luego explicamos cómo Ibexa DXP ayudó a una universidad digital líder a optimizar y automatizar los flujos de trabajo en más de 3000 cursos online.

El software CMS no puede ofrecer transformación

La transformación digital en la educación superior tiene muchos aspectos:

• Contenido - del cual hay una cantidad casi infinita.
• Legado: con facultades y funciones administrativas, cada una "haciendo lo suyo", acumulando capas de legado en silos.
• Stakeholders: porque los estudiantes, los solicitantes, el personal, los investigadores y los administradores usan el sitio por diferentes motivos y, por lo tanto, cada uno necesita su propia experiencia de cliente única.

Cuando se trata de contenido, incluso el mejor CMS tipo WordPress puede tener limitaciones. Las universidades se esfuerzan por ofrecer información completa, actualizada y consistente sobre cientos de miles e incluso millones de activos que incluyen el material del curso y presentaciones de evaluación, disertaciones, trabajos de investigación, solicitudes de subvenciones, publicaciones académicas periódicas, patentes y mucho más. Por lo general, estos datos se almacenan en silos y/o se duplican en diferentes fuentes, a menudo en diferentes formatos, lo que dificulta el acceso y hacen que la distribución no sea práctica.

Las soluciones de CMS pueden ingerir una gran cantidad de contenido, pero tienen dificultades para correlacionarlo dinámicamente en diferentes sistemas y contextos lo que hace este acabe siendo en muchos casos ineficáz. Las plataformas de experiencia digital (DXP) son mucho más interoperables con las capacidades de terceros para conectar y armonizar el contenido.

La tecnología donde se cruzan los estudiantes y los profesores es el Sistema de Gestión de Aprendizaje (LMS). Como veremos, no todas las universidades utilizan la misma plataforma en diferentes disciplinas o campus. Las complicaciones no terminan ahí porque el aprendizaje es solo una parte de la experiencia del estudiante. El financiamiento, la salud mental, la planificación profesional y las "señales de alerta" académicas, como entregas tardías repetidas y supuestas trampas o plagio, son parte de esa visión de 360° de los estudiantes que las universidades quieren construir a medida que avanzan hacia la madurez digital. Este proceso requiere permisos sensibles e impermeables para proteger la privacidad de los estudiantes, algo que se puede hacer de forma rápida e intuitiva con Ibexa DXP.

En resumen, los profesores a menudo luchan con procesos fracturados e inconexos que dificultan su eficacia y les quitan demasiado tiempo. En esta situación, el personal y los estudiantes actúan como el pegamento digital para los flujos de trabajo y los servicios que deberían haberse unido digitalmente en primer lugar.

En nuestro caso de uso, veremos cómo una universidad aprovechó Ibexa DXP para ofrecer un flujo de trabajo automatizado y unido para sus profesores y administradores.

Estudio de caso de UNIR: tres Learning Management System (LMS), una fuente de contenido

La Universidad Internacional de La Rioja (UNIR) no es una universidad clásica en transición al modelo digital de entrega de aprendizaje; todos sus cursos se imparten online. Sin embargo, con 60 000 estudiantes trabajando para obtener más de 300 títulos acreditados, UNIR rivaliza con los centros tradicionales de educación superior en términos de alcance, ambición y resultados.

UNIR pertenece al Grupo PROEDUCA junto con CUNIMAD en España y -al otro lado del Atlántico- UNIR México, Fundación Colombia, Newman Graduate School en Perú y MIU City University Miami. El modelo de enseñanza en línea no restringe su alcance a una región en particular, y a las universidades bajo el paraguas de PROEDUCA acceden estudiantes de 90 países del mundo.

El principal desafío al que se enfrentaron UNIR y sus campus hermanos fue la armonización de los procesos de contenido en tres distintos sistemas de gestión del aprendizaje: Canvas, Sakai y Moodle.

El contenido creado para MIU City University tuvo que cargarse manualmente en Moodle, que es el LMS en Miami. Pero si luego se decidía ofrecer este gran nuevo curso en UNIR España, los editores de contenido tenían que empezar de cero para poner los activos en Canvas.

También era imposible automatizar la entrega de contenido idéntico en diferentes cursos en el mismo LMS, como suele ser necesario.

En resumen, la gestión y distribución de contenidos era un proceso muy complicado e ineficiente. Un intento de mitigar la situación con un CMS diferente fracasó porque el sistema carecía de la potencia y la interoperabilidad necesarias.

En este punto, UNIR tomó un rumbo diferente y reinició su proyecto con Ibexa DXP.

No tenemos el alcance aquí para entrar en los detalles de este ambicioso proyecto. Al destacar el papel de la plataforma tecnológica Ibexa DXP, no minimizamos en modo alguno la contribución del partner de Ibexa, Infinitum Digital, y de la propia universidad.

Las fases del proyecto incluyeron:

• Convertir todo el contenido almacenado en más de 4.000 documentos no estructurados en información estructurada que pueda ser procesada de manera más eficiente.
• Creación de una vista previa de contenido en el backend en HTML y PDF para aprovechar las opciones de edición en Ibexa DXP para editar y validar el material del curso.
• Desarrollo de un panel de control en Ibexa DXP para integrar las diferentes soluciones LMS para facilitar la gestión de contenidos ágil y escalable a Sakai, Moodle y Canvas.
• Aprovechar las capacidades headless de Ibexa DXP para la correcta distribución de contenidos en PDF, HTML y XML, pero sin renunciar en el futuro a otros formatos.
• Implementar el sólido modelado de contenido y la estructura jerárquica intercambiable de Ibexa DXP para facilitar la gestión y sincronización de extremo a extremo en las diferentes aulas de cada campus.
• Usar el repositorio Ibexa DXP como una solución global para federar contenido y habilitar el acceso universal para todos los editores del grupo.

 El proyecto está lejos de terminar. Los planes futuros incluyen ampliar el alcance de Ibexa DXP a otras áreas del negocio educativo, como la gestión de contratos o la creación de cuadros de mando personalizados para diferentes roles de administrador.

La transformación digital en curso de UNIR está cumpliendo su promesa porque la consolidación de la edición, distribución y reutilización de contenido en diferentes sistemas, campus y aulas ha cambiado las reglas del juego. Está ahorrando tiempo y dinero a UNIR al mismo tiempo que fortalece su mensaje central de cómo la educación virtual sin fronteras es el camino hacia el futuro.

Conclusión 

La educación es un negocio como ningún otro, pero de estos negocios depende el futuro de nuestras culturas y economías. Los clientes han estado inmersos en las tecnologías digitales toda su vida y ahora esperan pasar de manera fluida y natural del entorno físico como pueden ser las aulas a un contexto digital sin “puntos débiles”.

Para las propias universidades, el software CMS no puede resolver los muchos puntos débiles acumulados durante décadas de soluciones digitales ad hoc y la fragmentación estructural de la facultad, la administración y el campus.

Los CIO universitarios son muy conscientes de esto y están elaborando estrategias para mitigar esta fragmentación. Una encuesta de Gartner1 de CIO de educación superior y ejecutivos de tecnología vio un consenso de que la inversión en "Soluciones de experiencia completas" se está incrementando en 2023.

Como una solución de experiencia digital completa para universidades, Ibexa DXP se destaca por su robustez, flexibilidad y pragmatismo. Debido a que su arquitectura es modular o “acoplable”, Ibexa DXP permite a las instituciones introducir cambios transformadores paso a paso sin dejar de ser ágiles en cuanto a resultados y objetivos estratégicos.

Si deseas compartir sus desafíos y objetivos con nosotros, por supuesto, estaremos encantados de ofrecerle una demostración y discutir un plan personalizado para el cambio.